Как посчитать трудозатраты подчиненных

Формула расчёта FTE, что это такое — FTE

Как посчитать трудозатраты подчиненных

— Организация бизнеса — Кадры — FTE — что это такое, формула расчёта

Каждый грамотный управленец стремится контролировать внутренние процессы на хозсубъекте с целью оперативной их корректировки. Кадровые вопросы – не исключение.

Существует ли такой показатель, рассчитав который, ему можно сделать вывод о продуктивности труда всех своих подчиненных за конкретный временной промежуток? Да, он называется Full-Time Equivalent (сокращенно — FTE).

Как его определить и на что он влияет – об этом и не только далее.

FTE — что это такое, о чем говорит, нормативное значение

На практике HR метрики условно классифицируются следующим образом:

  • Финансово-управленческие индикаторы – демонстрируют эффективность использования человеческого капитала в хозсубъекте, а также соответствие процесса кадрового управления законодательным и корпоративным требованиям; требуют систематического (ежемесячного, ежеквартального, ежегодного) контроллинга со стороны административного аппарата и мониторинга относительно выполнения плана и превышения показателей предыдущих лет;
  • Показатели работы кадровой службы.

К первым относится:

  1. численность штата в FTE (русский аналог Эквивалент полной занятности или ЭПЗ);
  2. сравнение подчиненных в FTE c плановым штатом;
  3. доля ФОТ (фонда оплаты труда) в общих корпоративных расходах
  4. объем неиспользованного подчиненными отпуска и размер их переработок;
  5. статистические показатели несчастных случаев в хозсубъекте.

Вторая включает в себя следующие индикаторы:

  1. усредненное время нахождения кандидата на вакантной должности;
  2. количество сотрудников, являющихся кадровым резервом;
  3. доля подчиненных, в текущем отчетном периоде проходивших обучение, длительность этого обучения в часах;
  4. показатели текучести кадров;
  5. удовлетворенность подчиненных работой.

Управленческому аппарату следует внимательно мониторить изменение показателей первой, второй и четвёртой группы, поскольку от них зависит финансовая устойчивость бизнес-субъекта.

Детальнее стоит остановиться на первом показателе первой группы.

ЭПЗ является ничем иным, как мерой вовлеченности штатной единицы в деятельность компании.

Также он применяется для обозначения количества ставок на штатной единице и используется для расчета количества рабочих мест без учета фактической продолжительности трудового дня.

На него влияют многие рабочие аспекты, начиная от качества рекрутмента и привлекательности компании до предлагаемых ею рабочих условий и трудовой дисциплины. Его знание помогает сократить расходы на содержание рабочего штата.

Вопреки распространенному заблуждению, эквивалент полной занятости не соответствует количеству штатных единиц. Значение индикатора – константа до момента пересмотра администрацией кадровой политики.

FTE — формула расчета, пример

Показатель ЭПЗ рассчитывается с использованием нескольких формул.

Первая имеет следующий вид:

ЭПЗ =

Для большей наглядности используется другое соотношение:

ЭПЗ =

Алгоритм того, как рассчитать FTE, выглядит следующим образом:

  • Определение временных рамок отчетного периода (например, 12 мес.) и расчет количества подчиненных с полной занятостью, то есть работающих 30-40 ч. еженедельно и более 120 дн. ежегодно;

На этом этапе определенное число подчиненных с полной занятостью умножается на 40 часов (продолжительность стандартной пятидневной рабочей недели при восьмичасовом рабочем дне).

Далее полученное значение умножается на количество недель в году, то есть на 52.

Пример:

Исходя из штатного расписания, 6 работников трудятся на условии полной занятости. С учетом вышенаписанного, имеется следующее:

  1. 6 чел. * 40 ч. = 240 ч.
  2. 240 ч. * 52 нед. = 12.480 полных рабочих часов.
  • Определите количества штатных единиц сотрудников с частичной занятостью (актуально для субъектов, трудоустраивающих работников не только на полную, но и на частичную занятость).

В рамках этого этапа число еженедельных рабочих часов такого подчиненного умножается на количество отработанных им недель. Если их много – суммируются полученные значения для определения итогового показателя.

1 подчиненный 30 недель работал по 15 часов в неделю. Отработанные им часы составят450 (1чел. * 30 нед. * 15 ч.).

  • Суммирование часов, отработанных первыми и вторыми работниками, то есть 12.480 ч. + 450 ч. = 12.930 ч.
  • Деление полученного ранее результата (12.930 ч.) на объем часов полной занятости (ЧПЗ) за период, аналогичный определенному на начальном этапе, то есть год (2.080 ч.).

Сезонные и временные подчиненные при расчетах не учитываются.

Исходя из вышенаписанного, ЭПЗ составит 6,216 (12.930 ч. / (40 ч. * 52 нед.) или 2.080 ч.).

Существует несколько правил, которые нельзя игнорировать в процессе расчетов:

  • итоговый результат не может быть отрицательным;
  • все задачи, поставленные перед сотрудником, должны быть воплощены в жизнь;
  • на достижение поставленных целей должно отводиться сопоставимое с их масштабом время;
  • подчиненные не должны нуждаться в необходимых ресурсах и быть обеспеченными ими.

Показатели, рассчитываемые с использованием ЭПЗ

Хотя подобных индикаторов много, основными из них являются:

  1. Производительность труда работников, занятых в сфере продаж: ПТ = Продажи / FTE
  2. Добавленная стоимость человеческого капитала (Human Capital Value Added, HCVA), показывающая прибыльность «среднего» работника: ДСчк = (Доход – (Затраты – Зарплаты и премии)) / FTE.
  3. Выручка от продаж на 1 подчиненного (Sales per person / Sales per employee / Revenue per employee): ВП 1 чел. = Годовая выручка / Общее количество FTE.

Из последнего показателя исходит, что коллектив сотрудников базис прибыльности хозсубъекта, то есть ее высокие показатели обусловлены эффективностью их деятельности. Причем, данный показатель эталонный для многих отраслей хозяйствования.

Таким образом, показатель FTE является действенным экономическим инструментом управления политикой кадров в компании или организации, игнорирование которого негативно скажется на ее прибыльности. (13 голос., 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/fte-chto-eto-takoe-formula-raschyota.html

Как рассчитать загруженность бухгалтера

Как посчитать трудозатраты подчиненных

Как оценить излишнюю или недостаточную загруженность бухгалтеров
Как определить нужное количество бухгалтеров и рассчитать затраты на оплату труда
Нормирование бухгалтерской работы
Пример расчета необходимого числа бухгалтеров
Оптимизация нагрузки бухгалтерии

Оптимизация работы персонала — задача любого руководителя. На основании плана выработки продукции несложно определить, сколько требуется производственных рабочих, какой объем работы должен быть выполнен. Но оценить размер бухгалтерии, загруженность каждого бухгалтера — непростая задача.

Важно спланировать финансовую работу так, чтобы бухгалтеры справлялись с нагрузкой. Недопустимы простои из-за недостаточной загруженности, оплата зря потраченных рабочих часов. Расчет оптимального штата бухгалтерии — тема нашей статьи.

Как оценить излишнюю или недостаточную загруженность бухгалтеров

Чаще проблемы перегрузки касаются бухгалтера, который самостоятельно ведет бухучет небольшой фирмы.

С ростом производства и продаж продукции финансовые вопросы требуют большего времени, бухгалтер не справляется со своими функциями.

Работая в авральном режиме, он постоянно находится в состоянии стресса, что вызывает недовольство создавшимся положением, приводит к конфликтам с работодателем.

Читайте по теме: KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования

Иногда на предприятии существует большой штат бухгалтерии, где работа идет без особого напряжения. Казалось бы, сотрудникам обеспечивается комфортный микроклимат, что является положительным моментом.

На практике же, неприятной неожиданностью для руководства становится выявление отчетности, которую не сдали вовремя, или утери важных документов, получение требований от контролирующих органов об уплате штрафов и пеней.

«Расслабленный» режим работы бухгалтерии недопустим, ведет к нарушению дисциплины и утере контроля над подчиненными, может стать причиной ухудшения финансового положения фирмы.

Важная задача руководителя — определение актуального количества бухгалтеров таким образом, чтобы штат бухгалтерии не был чрезмерно загружен или неоправданно «раздут». Необходимо привлечь такое число сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности.

Как определить нужное количество бухгалтеров и рассчитать затраты на оплату труда

Для определения количества специалистов необходимо:

  1. Строго разграничить обязанности бухгалтерии и сотрудников смежных профессий: юристов, кадровых делопроизводителей, менеджеров и др.

Если в компании отсутствуют такие специалисты, их функции выполняют бухгалтеры — потребуется вводить новые штатные единицы.

У руководителя должно быть понимание: чем больше смежной нагрузки на бухгалтера, тем меньше времени уделяется непосредственно бухгалтерскому учету. Это чревато упущениями в работе, ведет к штрафам и взысканиям, наносит фирме материальный ущерб.

  1. Оценить объем бумажной работы: она отнимает значительное количество времени.

Если через бухгалтерию проходит множество накладных и счетов, возможно привлечение отдельного специалиста для отражения документации в учете.

  1. Проанализировать уровень оснащенности бухгалтерии оборудованием, программным обеспечением, доступом в интернет.

Ручной труд бухгалтера дает низкую производительность труда. Основным требованием организации экономических процессов компании является их автоматизация. Она требует немалых финансовых вложений и грамотных ИТ-специалистов, но оправдывает себя за счет повышения эффективности работы и снижения затрат по найму дополнительных работников.

Нормирование бухгалтерской работы

Шаг 1. Для определения оптимального числа бухгалтеров, руководитель и главный бухгалтер совместно должны разработать конкретный перечень задач, поставленных перед финансовой службой.

Шаг 2.

Требуется спрогнозировать время выполнения каждой задачи и распределить их между сотрудниками: главным бухгалтером, заместителем (при наличии), ведущим и рядовыми бухгалтерами, вспомогательным персоналом (кассиром, операционистом и др.). Полученное время сравнивается с табелем рабочего времени. Обычно уже на этом этапе приходит понимание, как должна быть распределена нагрузка между сотрудниками бухгалтерии.

Шаг 3. После выяснения нормативов времени и распределения их между бухгалтерами требуется составить план бюджета на зарплату персонала бухгалтерии. Для его расчета нужно нормативное время работы каждого сотрудника умножить на его среднюю почасовую ставку. Так получим плановое значение фонда оплаты труда (ФОТ) бухгалтерии на месяц.

Важно!

Иногда неэффективность финансовой работы обусловлена неумением главного бухгалтера правильно делегировать полномочия подчиненным, отсутствием дисциплины и субординации. На этой почве возникают конфликты как внутри бухгалтерии, так и с руководством, что негативно влияет на финансовые процессы фирмы и стабильность работы в целом.

Если руководство не может определить нагрузку на бухгалтерию и ее соответствие затратам, это может сделать аутсорсинговая компания.

Пример расчета необходимого числа бухгалтеров

Основной метод, используемый для определения количества бухгалтеров на предприятии — это нормирование. Приведем пример:

Пример

Требуется определить, сколько бухгалтеров нужно оптовой торговой фирме с численностью 100 человек. В месяц происходит около 10 поставок товаров от каждого из 50 поставщиков.

Фирма имеет 2 склада: основной и дополнительный. Оплата за продукцию поставщикам перечисляется дважды за месяц. Средняя ежемесячная покупательская способность — 10 сделок с каждым из 1000 потребителей.

Оплата за продукцию от покупателей поступает дважды за месяц.

Имеются заданные нормативные показатели выполнения работы сотрудником финансовой службы:

  • в отношении расчетов с поставщиками: 36 документов за 1 час;
  • в отношении расчетов с потребителями: 40 документов за 1 час;
  • подготовка платежных поручений на оплату: 15 платежных поручений в 1 час;
  • в сфере банковских операций входящих/исходящих: 50 операций за 1 час;
  • по расчету зарплаты: 1500 сотрудников за месяц.

Нормативный месячный расчет будет следующим:

  • Обработка документации от поставщиков товара и перемещение между складами:

50 поставщиков * 10 поставок = 500 товарно-транспортных накладных (ТТН). Перемещение между складами 500 товарно-транспортных накладных (ТТН). Трудозатраты бухгалтера: 36 * 21 день * 8 часов = 6048 ТТН Расчет единицы бухгалтерского труда:

1000 / 6048 (%) = 0,17 бухгалтера.

1000 покупателей * 10 покупок = 10 000 заказов Трудозатраты бухгалтера: 40 * 21 * 8 = 6720 ТТН Расчет единицы бухгалтерского труда:

10 000 / 6720 (%) = 1,48 бухгалтера.

  • Осуществление банковских операций по подготовке платежей на оплату поставщикам:

50 поставщиков * 2 раза в месяц = 100 платежных поручений (ПП) Трудозатраты бухгалтера: 15 * 21 * 8 = 2520 ПП Расчет единицы бухгалтерского труда:

100 / 2520 (%) = 0,04 бухгалтера

  • Банковские операции входящие/исходящие требуют отражения в программе учета:

100 взаиморасчеты с поставщиками + 2000 взаиморасчеты с покупателями = 2100 операций Трудозатраты бухгалтера: 50 * 21 * 8 = 8400 операций

2100 / 8400 (%) = 0,25 бухгалтера

100 / 1500 = 0,06 бухгалтера. Определяем конечный итог:

0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,25 + 0,06 = 2 бухгалтера

В результате расчетов определено, что данной компании потребуется штат из 2 бухгалтеров, исходя из потребности работ рядовых сотрудников. В это число не входит главный бухгалтер, который выполняет контролирующие функции, осуществляет регламентные операции, подготовку отчетности.

Читайте по теме: Распределение обязанностей в бухгалтерии

Оптимизация нагрузки бухгалтерии

Выявление избыточной или недостаточной загруженности работников бухгалтерии требует мероприятий, направленных на оптимизацию финансовой работы. К ним можно отнести:

  • грамотное планирование и организация документооборота предприятия — позволяет своевременно обеспечивать прием, проверку, отражение в программах учета и хранение финансовых документов;
  • автоматизация бухгалтерского учета — сокращает время на обработку данных, позволяет проанализировать больший объем информации, избежать ошибок;
  • совершенствование бизнес-процессов, находящих отражение в бухучете: снабжения, производства и реализации продукции, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т.д.;
  • создание благоприятного микроклимата, мотивации — достигается за счет освобождения сотрудников бухгалтерии от выполнения несвойственных функций, недопущение работы в выходные дни, чрезмерной загруженности бухгалтерского персонала, введение системы премирования за качественную работу.

Подводя итог, заметим, чтобы повысить эффективность работы и оптимизировать нагрузку персонала бухгалтерского отдела, необходимо:

  • рассчитать текущие затраты на финансовую службу;
  • выделить наиболее важные и второстепенные функции;
  • оценить реальную трудозатратность процессов.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-rasschitat-zagruzhennost-bukhgaltera/

Как рассчитать трудозатраты службы персонала

Как посчитать трудозатраты подчиненных

Это несложная таблица в MS Excel, которая позволяет рассчитывать трудозатраты специалиста по управлению персоналом или службы персонала в целом.

Калькулятор был разработан  для предприятия,  руководитель которого был крайне недоволен тем, что два сотрудника службы персонала, работающие в компании около трех месяцев и имеющие в работе чуть менее  60 вакансий рабочих и руководителей,  никак не могут начать  плановую работу по разработке систем мотивации и подготовку программ обучения для сотрудников.

Необходимо было разобраться, что является причиной невыполнения планов — хроническая перегруженность специалистов работой по подбору, недостаток квалификации или нерациональное использование рабочего времени.

Причина была очевидна, но для ее демонстрации и дальнейшего планирования работы службы персонала понадобился калькулятор, о котором я сейчас расскажу.

Какую информацию выводит калькулятор трудозатрат

Калькулятор позволяет рассчитать трудозатраты специалистов по управлению персоналом за месяц на основании нормативов и объемов выполняемых работ, сравнить загрузку с нормой рабочего времени, оценить степень перегруженности или недогруженности, распределить трудозатраты по сферам ответственности, оценить соотношение различных работ.

Кликните на рисунок, чтобы увеличить.

Кому полезен HR-калькулятор

Руководителю — для того, чтобы понимать, с каким объемом  работы может справиться служба персонала, выполнимы ли поставленные задачи, каких  результатов и в какие сроки можно ожидать.

Директорам и специалистам по управлению персоналом — для того, чтобы правильно  рассчитывать свои силы и не брать на себя заведомо невыполнимые обязательства.

Почему специалистам по управлению персоналом нужен калькулятор трудозатрат

По очень простой причине — в отличие от представителей других профессий большинство нанимателей ожидает от специалистов по управлению персоналом настоящих подвигов.

Если дословно цитировать описания вакансий, то менеджер/директор по персоналу:

«Повышает лояльность и вовлеченность персонала».

«Выстраивает кадровую политику/стратегию и контролирует ее реализацию».

«Развивает систему оценки  и управления талантами».

«Выстраивает и обеспечивает эффективную коммуникацию между сотрудниками и подразделениями».

«Формирует корпоративный имидж и HR-бренд».

«Развивает корпоративную культуру».

«Обеспечивает развитие карьеры, создает условия для развития и идентификации наиболее талантливых сотрудников».

«Создает эффективную систему обмена информацией в компании».

«Контролирует рентабельность персонала».

«Формирует эффективную организационную структуру».

» Оптимизирует численность персонала».

«Быстро и эффективно разрешает конфликтные ситуации».

«Внедряет мотивационные программы материальной и нематериальной мотивации, программы удержания профессиональных производственных и административных кадров».

В общем, HR «администрирует все HR-процессы», «строит структуру HR «с нуля» и  постоянно «разрабатывает, анализирует, структурирует, внедряет, контролирует, организует, создает и обеспечивает».

Справедливости ради нужно отметить, наниматели не забывают и про такие прозаические обязанности,  как ведение кадрового делопроизводства и подбор персонала, но объем этих работ мало кто рассчитывает.

Объем занятости HR-специалистов в части бюджетирования затрат на персонал, разработки систем мотивации и организации обучения может существенно отличаться в разных компаниях, поэтому  часто бывает непредсказуем.

Подводя итог, можно сказать, что издержками профессии специалиста по управлению персоналом часто являются несколько завышенные ожидания нанимателей по отношению к результатам работы службы персонала и расплывчатые представления о том, что он будет делать для достижения поставленных целей.

Чтобы избегать взаимного разочарования HR-специалистов и нанимателей, стоит формировать и согласовывать реалистичные планы, в которых результаты работы HR-специалистов описаны реалистичнее, чем абстрактные «оптимизация» и «формирование».

Решению этой задачи и может помочь HR-калькулятор.

Что рассчитывает калькулятор трудозатрат службы персонала

Работа HR-специалиста, независимо от его статуса, абсолютно ничем не отличается от работы любого другого менеджера, в какой бы сфере он не работал.

«Повышение, развитие, построение, оптимизация, формирование, организация и обеспечение» неосязаемых материй и процессов на деле являются обычной организационно-распорядительной деятельностью, в основе  которой лежит подготовка, согласование, утверждение и исполнение документов.

Поэтому основной объем работы HR описывается очень просто.

Это переписка по электронной почте и/или внутренним мессенджерам, переговоры по телефону и очные встречи  с соискателями и сотрудниками, совещания с руководителями и переговоры с внешними организациями,  работу с которыми ведет кадровая служба.

Это подготовка, согласование и утверждение документов, а также аналитическая работа  — создание стандартных документов с помощью кадровых программ или корпоративных информационных систем,  подготовка писем, инструкций, приказов, положений, регламентов и т.д. в MS Word, расчеты в MS Excel,  презентации в Power Point или подготовки схем в MS Vsio, обработка данных в онлайн-базах резюме.

Разница в работе директора по персоналу компании с многотысячным штатом и единственного менеджера по персоналу небольшой компании заключается лишь в том, что первый меньше «работает руками», больше времени затрачивая на взаимодействие с подразделениями предприятия, постановку задач подчиненным и контроль результатов их работы.

Калькулятор позволяет рассчитывать трудозатраты на выполнение типовых работ, относящихся к различным сферам ответственности HR вне зависимости от занимаемой должности. Отличия будут видны в том, как много времени тратит специалист кадровой службы на выполнение тех или иных видов работ.

Перечень статей расходов рабочего времени HR-спецциалиста

При разработке калькулятора была предпринята попытка учесть все сферы деятельности, «съедающие» рабочее время HR-специалиста.

Получился следующий список типовых сфер ответственности кадровой службы, который по необходимости может быть изменен.

Кадровое делопроизводство.

Разработка внутренних документов.

Мотивация персонала.

Заработная плата.

Корпоративное обучение.

Штатное расписание и организационная структура.

Подбор персонала.

Трудовые споры.

Аттестация и оценка персонала.

Корпоративные мероприятия.

Управленческое консультирование.

Кадровая аналитика.

Служебные переговоры и переписка.

Совещания.

Как пользоваться калькулятором трудозатрат службы персонала

В столбец «Количество» введите планируемые или фактические объемы работ, обращая внимание на то, какие единицы измерения используются.

Измените, если необходимо, значения нормативов на выполнение работ (в часах) в доступных для изменения ячейках столбца «Нормативы» (по умолчанию в нем стоят примерные значения).

В правом верхнем углу увидите результаты расчета.

В первой ячейке отразится общее количество рабочих часов, в следующей зеленым будет показан «недогруз» сотрудника, красным — «перегруз».

В предпоследней и последней ячейках выводится дефицит или запас рабочего времени, в последней — % переработки или недогруженности.

До того, чтобы увидеть данные в сводной таблице и на диаграмме после сделанных изменений, наводим курсор на таблицу, нажимаем на правую кнопку мыши, выбираем в выпадающем меню «обновить», смотрим и любуемся результатом.

Для тех, кто хочет произвольно редактировать калькулятор «под себя», пароль для снятия защиты листа — 111.

В заключение

В этой версии калькулятора отсутствует блок расчета норматива на подбор персонала, описанного в статье Подбор персонала своими силами — считаем себестоимость, хотя сам норматив на подбор по умолчанию взят именно оттуда.

Если вы считаете, что не все сферы деятельности и работы HR учтены в калькуляторе, полный список HR-работ вы найдете в перечне наших услуг здесь.

Понятно, что перечень услуг консалтинговой компании отличается от текущей работы службы персонала, но наш список можно считать почти полным.

Применение калькулятора не является единственным способом приведения должностного состава и численности подразделения в соответствии его целям и объему работ, будь то HR-служба или любая другая.

Подробнее узнать о профессиональных методах решения таких задач вы можете в разделе  Штатное расписание и структура организации.

Всем удачи и успехов в работе!

Денис Карандашев

Организационная структура Штатное расписание

с коллегами

Получайте свежие статьи по почте

Читайте наши новости

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Источник: http://hr-praktika.ru/blog/instr/hr-kalkulyator/

Учет трудозатрат сотрудников. Почему секундомер — плохой вариант?

Как посчитать трудозатраты подчиненных

От экспертов•20 марта 2017

Одна из важных метрик для сервисного бизнеса — это фактические трудозатраты сотрудников. Их учет необходим не только для повышения дисциплины, но и для расчета ряда основных показателей (стоимости услуг или оказания разовых типовых работ, эффективности расходования ресурсов и т.п.).

Сегодня мы поговорим о том, какими средствами лучше вести такой учет. Сейчас весьма распространены инструменты, позволяющие вести учет рабочего времени сотрудников с точностью до секунды.

Программы устанавливаются на рабочий компьютер, позволяя фиксировать всю деятельность работника, вплоть до контроля открываемых сайтов (с вычетом из длительности рабочего дня времени, затраченного на просмотр социальных сетей).

Однако практика показывает, что излишняя точность учета трудозатрат отнюдь не делает бизнес эффективнее, а расчет упомянутых метрик — точнее.

Так действительно ли компаниям нужен секундомер?

Учет трудозатрат в качестве контроля дисциплины

Инструменты учета трудозатрат (а точнее их явная установка и какие-либо действия по результатам анализа собранных данных) традиционно используются для повышения дисциплины.

В теории сотрудники должны осознать ценность рабочего времени и привыкнуть к мысли, что тратить его на пролистывание каталогов интернет-магазинов или общение в социальных сетях безнаказанно нельзя. Однако на практике эффективность внедрения программ-агентов сомнительна.

С одной стороны, часть персонала чувствует себя некомфортно, испытывая дополнительную психологическую нагрузку от постоянной “слежки”. Одни рано или поздно к этому привыкают, другие начинают саботировать нововведения, нарушая регламент различными средствами обхода. Иногда обход осуществляется демонстративно — в качестве протеста.

С другой стороны, такая детализация порождает огромные объемы данных (причем, заведомо не на 100% достоверных из-за саботажа). Чтобы извлечь из них пользу, необходимы модели для оценки и человек, который будет применять эти модели на практике.

Система учета заявок с функцией учета трудозатрат! Попробовать!

Учет трудозатрат. Что считать?

Велик соблазн просто сложить время, потраченное по мнению работодателя на решение рабочих вопросов, и платить только за него. Но не все так просто. Прежде чем делать выводы и использовать какие-то доступные инструменты давления (премировать или наказывать), следует учесть, что:

  • время, потраченное на решение проблемы даже для офисного сотрудника, нельзя ограничить продолжительностью телефонного звонка или сеанса работы в браузере (что и говорить о сотруднике на выезде). Некоторые проблемы могут требовать предварительного обдумывания (возникает вопрос: засчитывать ли за рабочее время перекур сотрудника, в ходе которого он нашел решение сложной проблемы?);
  • для интеллектуального труда важна не только длительность, но и эффективность приложения усилий. Периодический отдых (перекуры, походы в столовую за чаем или любые другие формы короткого отдыха) хорошо сказываются на производительности, в то время как непрерывная работа без переключения внимания — нет;
  • сотрудник может использовать уже упомянутые выше инструменты обхода автоматических инструментов, по факту ничего не делая.

В этих условиях собранные данные получаются избыточными. Несмотря на точность каждого отдельного измерения, погрешность общего результата будет слишком высока. Ту же задачу можно решить с помощью менее точных замеров.

Расчет стоимости услуг и типовых работ

Другое применение данных о трудозатратах — расчет стоимости выполнения услуг или типовых работ. Грубо говоря, мы разбиваем деятельность компании на типовые задачи, собираем статистику о трудозатратах по каждой из них, на основе чего строим прайс и планируем расширение штата при появлении новых клиентов.

Будет ли расчет стоимости оказания типовой услуги точнее от того, что учет велся с точностью до секунды? Конечно, нет. Ведь каждый клиент и его задачи имеют свою специфику, а значит время на решение проблемы в каждом отдельном случае может отличаться от ранее рассчитанного среднего показателя (некоторые компании даже вводят минимальную временную тарифную единицу для биллинга — 10 или 15 минут).

Более того, если мы говорим о расчете для компании в целом, а не для отдельного сотрудника, следует учесть, что одну и ту же задачу разные люди решают с разной скоростью. Поэтому точность оценок заранее ограничена. Однако эти ограничения не делают сам по себе учет трудозатрат бесполезным с точки зрения формирования цен и прогнозирования занятости.

Какой-никакой подсчет времени значительно лучше банального пересчитывания заявок.

Таким образом, учет трудозатрат для эффективной работы сервисной компании, несомненно, нужен. Однако совершенно не обязательно создавать дополнительное напряжение в коллективе, пытаясь угнаться за лишней секундой и даже минутой в расчетах.

Удобнее использовать более “доверительный” подход — учет трудозатрат в форме отчетов от самих сотрудников. С одной стороны, это позволяет оказывать влияние на дисциплину: сотрудники видят, что их время — ценный ресурс, за расходованием которого компания следит. С другой стороны, эти данные не столь избыточны и не требуют глубокого анализа. Да и отношения в коллективе не портятся.

При этом сохраняются все плюсы учета трудозатрат как такового: возможность контролировать ключевые показатели бизнеса и рассчитывать стоимость оказываемых услуг и отдельных работ, в том числе для отчетности перед клиентом.

Okdesk — простая система учета заявок с функцией учета трудозатрат и расчета стоимости типовых работ! Запуск за считанные минуты!
 

Источник: https://okdesk.ru/blog/timesheets

Учет и планирование трудозатрат сотрудников

Как посчитать трудозатраты подчиненных

Поставить 10, 50,100 целей на год в своей компании. Рассказать о них на планерке всем сотрудникам. Ждать от всего коллектива и каждого в отдельности взаимоотдачи, готовности самоотверженно трудиться ради достижения конкретных целей вряд ли стоит.

В силу квалификации, собственного желания один взваливает на себя большую часть дел по проектам, другой по-тихому осиливает одну задачу. Замотивировать на продуктивную работу весь коллектив – ориентировка для менеджера. То есть направить каждого, составить для него план и определить сроки выполнения заданий.

Отсюда — проще будет скорректировать трудозатраты подчиненных. Особенно в организациях нематериального производства, как сфера IT.

Планирование и учет затрат в компании

Произнося слово траты, представляем финансовые издержки, денежные инвестиции и т.д. И только потом возникает вопрос о трудовых человеческих ресурсах, подсчитать которые дорогого стоит.
Трудозатраты определяют успешность бизнеса и его прибыль.

Измеряются они в человеко-часах, человеко-днях, человеко-месяцах. То есть сколько должен отработать специалист часов/дней/месяцев, чтобы успешно завершить задание. И чтобы окончательно верно определить сроки ее исполнения, количество средств, необходимых для полноценного функционирования производственного цикла, эффективность субъекта, потребуется рассчитать трудозатраты:

  • плановые, т.е. планируемый объем работ по программе;
  • фактические — уже выполненный объем заданий.

Самый простой пример: задача длится 3 дня, решает ее один сотрудник в течение стандартного 8-часового дня, тогда трудозатраты на нее равны 24 ч. Если же исполняют два служащих – 48 ч.

На практике оценить плановые трудозатраты сложнее. Все из-за разницы в производительности специалистов. Классические учебники по экономике придерживаются в расчётах усредненных показателей продуктивности. Число служащих умножается на фактическое время, которое требуется для одной операции. Результат вычисления – это и есть количество человеко-часов, которые требуются, чтобы решить задачу.

Учет рабочего времени сотрудников

Планирование проектов, постановка целей на предприятиях начинается с контроля за дисциплиной коллектива. Делать это обязывает Трудовой кодекс РФ. Кто, как, сколько трудится:

  • нормированный день;
  • ненормированный;
  • гибкий график;
  • сменный.

Способы фиксирования также меняются. В небольших компаниях популярны табели по форме Т-12 и Т-13. В них отмечается время прихода/ухода, больничные, отгулы, отпуска.

Крупные организации устанавливают пропускные турникеты, биометрические системы, СКУД, т.е.

системы контроля и управления доступом или ограничения в нем к объектам на предприятии, видеонаблюдение, программы учета рабочего времени.

Последние, например, CrocoTime, определяют точку отсчета трудового дня, его финал. И главное, трудозатраты специалистов: кто и насколько успешно поработал в течение дня. Полезен такой ПП в сферах IT, где нельзя увидеть/подсчитать результат деятельности в материальном выражении, как, например, на заводе.

Оценка (прогнозирование) нагрузки персонала

С чего начать анализировать занятость каждого члена коллектива? С оценки его загруженности в определенный период, чтобы привлечь его к перспективным проектам. Пунктуальность подчиненного — ценная черта.

Но собственникам или менеджерам более интересна эффективность персонала, качество и скорость его работы. Программа учета и анализа рабочего времени дает данные для понимания, сколько «весит» в профессиональном отношении каждый служащий:

  • отслеживает, какой период он отводит на развлечение в интернете или на личные переписки в мессенджерах;
  • вычисляет, сколько часов или дней сотрудник выполняет задания, и сравнивает его результат с показателями коллег, занятых однотипными поручениями; из этого рассчитывает финансовые вложения по каждому процессу;
  • дает возможность увидеть детальную картину дня онлайн.

Полученная информация станет крепкой основой для дальнейших действий руководства. Не будем подталкивать к сокращению малопригодных специалистов. Но если уже совсем плохая ситуация «нарисовалась», предприятию выгоднее расстаться с таким служащим. Или, как вариант, направить его на повышение квалификации.

Выяснить, на кого из участников коллектива можно возложить чуть больше обязанностей в случае сокращенных сроков, а кого поставить на задачи, не требующие быстрого исполнения, но скрупулезного подхода и дотошного внимания к деталям. Получив данные о загруженности персонала, понимаешь, придется ли привлекать новые силы, или достаточно распределить обязанности среди постоянного коллектива.

Учет и планирование трудозатрат по проектам

Управление проектами не представляется успешным без планирования и учета трудозатрат. Они прямо воздействуют на сроки, порядок завершения работ, продолжительность проекта, его итоговый результат. И расчет трудовых затрат приводит к требуемой цели:

  • наладить дисциплину – каждый сотрудник ежедневно заполняет отчет, в котором описывает вид и продолжительность деятельности, программу, в рамках которой трудится;
  • определить стоимость услуг и типовых задач: даже если стоимость будет примерной для компаний разной специфики, учет трудозатрат станет полезным – ляжет в основу прогнозирования занятости персонала;
  • выявить сложные моменты производственного цикла;
  • грамотно оптимизировать рабочий процесс.

Заполнять ежедневный отчет можно вручную или автоматически. Указывать фактические затраты времени по объектам: составление документа, файла, разработка проектной задумки, организация мероприятия и т.д.

Не всегда удобно заполнять ведомость, особенно с секундомером в руках, или постоянно бросая взгляд на цифры в нижнем углу монитора. Это отвлекает от непосредственных обязанностей, задерживает процесс. Но, как говорится, планировать надо, чтобы привлечь персонал к проектной деятельности и обеспечить ее ресурсами.

Формула расчета трудозатрат

Как же считать трудозатраты, если условия реализации определенной услуги осложняются субъективными показателями конкретных участников коллектива, их умений и квалификации. На этапе планирования сложно сказать, кому именно поручат выполнить задание. Эти проблемы можно проигнорировать и использовать средний показатель производительности труда сотрудников.

Данный параметр рассчитывается по формуле «Количество работников * фактические временные затраты». И тогда получаем количество человеко-часов, которое необходимо, чтобы выполнить задачу. Эти расчёты пригодятся и в отношениях с клиентом, чтобы тот наглядно понял, сколько стоит час работы, например, разработчика ПП высокой квалификации с официальной рыночной заработной платой.

Например, вычислить трудозатраты в человеко-часах можно по формуле Чч = N * Т, (1.31), где: N – количество работников; Т – фактическое время, потраченное на выполнение работы; Чч – человеко-часы.

100 = 20*5 – из этой формулы получается, что 20 человек за 5 часов дают 100 человеко-часов.

Программа для учета трудозатрат

Итак, бизнес, большой, со штатом в 10 тысяч человек, или мелкий, в котором и десятка не наберется, считают трудозатраты. Хотят или нет, но без этого бизнес развиваться не будет.

Трудоемкий подсчетт вручную человеко-часов вполне заменяет ПП, программа учета рабочего времени CrocoTime.

Её выбирают, чтобы оптимизировать деятельность сослуживцев, подсчитать затраты на проекты, найти возможности сэкономить:

  • система детально повторяет структуру организации;
  • раскроет отделы по специалистам и подсчитает общее время занятости сотрудников и подразделений — в какой период над какой задачей работал человек;
  • детализирует статистику по часам, дням, неделям, кто сколько времени потратил на достижение результата, как трудился специалист в сравнении с коллегами – медлительный или, напротив, молниеносно решает задачи.

Это позволит выявить функция тайм-трекинга. CrocoTime покажет, как распределялась нагрузка за условный период, укажет максимальную и минимальную. И поможет вычислить стоимость каждого рабочего процесса.

С функцией онлайн-отчетов руководитель изучит картину дня подчиненного в реальном онлайн-режиме и проанализирует эффективность коллег. Какие сайты интересны, продуктивные или непродуктивные. И как долго сотрудник там «зависает».

Планирование загрузки персонала с опорой на CrocoTime помогает избежать нелегких ситуаций, когда исполнитель не может сообщить заказчику сроки завершения договора, или когда на одного и тоже сотрудника наваливается все больше обязанностей, а другого не знают, чем занять.

Источник: https://crocotime.com/ru/uchet-i-planirovanie-trudozatrat-sotrudnikov/

Мастер в праве
Добавить комментарий