Образец журнала регистрации заявлений работников

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Образец журнала регистрации заявлений работников

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.

2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать форму Т-1

Скачать форму Т-1а

Скачать форму Т-8

Скачать форму Т-8а

Скачать форму Т-9

Скачать форму Т-9а

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Скачать образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu_obrazec

Журнал регистрации заявлений работников

Образец журнала регистрации заявлений работников

Сотрудники предприятия имеют возможность обратной связи с работодателем, которая осуществляется посредством подачи заявлений. В специальный журнал регистрации заявлений работников, если он входит в систему документооборота предприятия, вносятся все подобные обращения. Ведение журнала осуществляется ответственным лицом, назначенным по приказу руководителя.

Из статьи вы узнаете:

  • зачем нужен журнал регистрации заявлений работников;
  • как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников;
  • каков срок хранения журнала регистрации заявлений работников.

Зачем нужен журнал регистрации заявлений работников

Трудовые взаимоотношения между работником и работодателем регулируются соответствующим образом оформленной двусторонней сделкой — трудовым договором.

Этим документом, а также коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами устанавливается исчерпывающий регламент трудового процесса.

Но в процессе взаимодействия и работодателю, и работнику необходимо каким-то образом доводить до сведения другой стороны свои пожелания и сообщать о необходимости реализации того или иного своего права, оговоренного законом.

Свое управляющее воздействие работодатель осуществляет в оперативном порядке, издавая и доводя до сведения работников приказы и распоряжения.

Работники, со своей стороны, могут реализовать свои права и потребности, обратившись к работодателю в лице руководителя организации, написав заявление в письменном виде.

Оформленное надлежащим образом письменное заявление является юридически значимым документом и подлежит регистрации в специальном журнале.

Журнал регистрации заявлений работников не является обязательным документом, наличие которого установлено требованиями законодательства. Каждый работодатель вправе самостоятельно определять, необходимо ли включать такой журнал в систему документооборота предприятия.

Решение данного вопроса зависит не столько от специфики производственной деятельности компании, сколько от количества штатных единиц. Даже если предприятие небольшое, журнал регистрации заявлений лишним документом не будет.

Он необходим не только для того, чтобы заявления не ложились «под сукно» или не были просто потеряны, но и для того, чтобы, в случае трудового спора, стать подтверждением правоты одной из его сторон.

Подавляющая часть заявлений, которые составляют сотрудники, касается просьб о предоставлении отпусков или дней отдыха, а также увольнения.

Регистрация заявлений и последующее внесение сведений о зарегистрированных обращениях в журнал регистрации заявлений работников позволяет отследить момент, с которого начинается исчисление сроков, установленных законом для реагирования на данное обращение.

Как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников

Образец журнала регистрации заявлений работников не имеет унифицированной или типовой формы.

Но почти на всех предприятиях, где такие журналы ведутся, их форма приблизительно одинакова, она сложилась в результате практики кадрового делопроизводства.

Каждый работодатель волен вносить в этот журнал те графы, которые считает необходимыми, поэтому их количество и содержание догмой не являются.

В общем случае, в журнале регистрации заявлений работников данной организации должны фиксироваться все заявления, поданные работниками, независимо от тематики излагаемых в них просьб и обращений.

Но, естественно, для этого необходимо, чтобы работники подавали их в установленном порядке — через лицо, назначенное приказом ответственным за регистрацию заявлений, или же через специализированную службу — канцелярию. При этом заявление должно быть подано в двух экземплярах, на каждом из которых проставляется входящий номер.

После чего один экземпляр отдается на руки работнику, а второй остается у работодателя и информация о нем вносится в журнал регистрации заявлений.

Обратите внимание: Чтобы заявление имело юридический статус, необходимо обязательное заполнение такого реквизита, как «Дата подачи заявления». Достаточно, чтобы эта дата была проставлена под собственноручной подписью работника.

Если такой документ работодатель сочтет нужным включить в систему документооборота компании, целесообразно установить и порядок заполнения журнала регистрации заявлений работников.

Этот порядок может регламентироваться одним из локальных нормативных актов, например, положением о кадровом делопроизводстве.

В нем необходимо оговорить и то, каким образом должны вносится исправления и дополнения в данный журнал.

Примеры заполнения журнала регистрации заявлений работников

Журнал регистрации заявлений можно оформить самостоятельно, выделив для этих целей общую тетрадь, готовый журнал также можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах или через интернет.

Вы также можете скачать пустую форму журнала здесь.

Как и всякий подобный регистрационный документ, журнал регистрации заявлений работников должен иметь титульный лист. Образец титульного листа представлен ниже.

Все листы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. На его последнем развороте концы нити заклеиваются бумажной формой, на которую в подтверждении указанных на ней сведений ставится подпись ответственного за ведение журнала лица и печать канцелярии. Образец опломбирования представлен ниже.

Ниже представлен журнал регистрации заявлений работников. Образец может быть дополнен и изменен в соответствии с учетом потребностей конкретного предприятия.

Срок хранения журнала регистрации заявлений работников

Работодатель, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ, обязан обеспечить сохранность документов по личному составу. Как и все остальные кадровые документы, журналы регистрации заявлений работников также подпадают под действие данного закона.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210851-qqq-17-m4-jurnal-registratsii

Оформление журнала регистрации приема на работу

Образец журнала регистрации заявлений работников

Ведение кадровой документации является важной составляющей хозяйственной деятельности каждого предприятия, ведь только подробное ведение дел позволяет не только достичь успеха в управлении персоналом, но и избежать проблем с контролирующими органами, коими являются и Инспекция труда, и прокуратура.

В частности, одним из обязательных документов, который требуется при проведении любой проверки, является и журнал регистрации приема на работу.

Что говорит закон?

На каждом предприятии, как правило, кадровое делопроизводство ведется на основании Инструкции по делопроизводству, которая утверждается локальными актами либо отраслевыми соглашениями.

В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве.

К подобным документам относится и журнал регистрации приказов по личному составу, ведь порядок его ведения оговорен, а вот форма не утверждена.

Обязательно ли ведение документа?

В соответствии с номами закона, а именно п. 695 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ № 558, журнал регистрации приказов по личному составу является одним из обязательных документов, который следует вести в процессе кадрового делопроизводства.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Также в ФЗ №125 «Об архивном деле» установлен порядок ведения документооборота на предприятиях относящихся к разным формам собственности.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

Зачем требуется?

Кадровое делопроизводство подразумевает не только оформление приказов, справок, уведомлений и формирования личных дел, но и ведение нескольких журналов, которые используются не столько для удобства, сколько для систематизации данных и контроля за их движением.

В частности, именно с этой целью и ведется журнал по личному составу, в котором регистрируются приказы о приеме работников на предприятие, их переводе на другие должности как в постоянном режиме, так и во временном, а также об увольнении.

Также оговоренный журнал нужен для придания распорядительным кадровым документам законности, ведь каждый приказ не только издается в той или иной ситуации в зависимости от обстоятельств, но и получает регистрационный номер.

Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии.

Когда, кем составляется и запускается в работу?

Учитывая, что кадровой работой занимается, как правило, менеджер по персоналу либо тот же кадровый отдел, оформляется журнал именно работниками данного отдела на основании норм локальных актов, которые собственно форму журнала и утверждают.

Хотя во многих организациях используют и Типовые формы разработанные в общем для предприятий всех форм собственности.

Оговоренный журнал оформляется в соответствии с требованиями, установленными для подобного вида документов, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, учитывая, что журнал приказов по личному составу должен будет храниться на предприятии 75 лет, на основании норм закрепленных в ФЗ №125.

И учитывая, что на основании норм законодательства оговоренный документ заводится обязательно, первый выпуск соответственно оформляется с момента образования организации.

Но в соответствии с теми же нормами ФЗ №125 журнал ведется не до полного окончания, а только в течении календарного года, то есть с наступлением нового года журнал оформляется и ведется заново.

Оформление журнала регистрации приказа о приеме на работу и его ведение

Как было сказано выше, утвержденной на законодательном уровне формы журнала не предусмотрено, соответственно на предприятии используют форму, которая утверждена локальными актами, но с учетом требований закона, разработанных для данного типа кадровой документации.

Требования к документу

При оформлении журнала регистрации приказов по личному составу применяются следующие требования:

  • каждый лист журнала должен быть пронумерован;
  • журнал должен быть прошит внизу толстой двойной нитью, которая завязывается и заклеивается заверительной надписью, содержащей подпись лица, ответственного за оформление и ведение журнала и печать предприятия, а также количество прошитых и пронумерованных листов указанных не только арабскими цифрами, но и прописью;
  • журнал должен иметь твердую обложку, а также плотные листы для регистрации приказов, учитывая, что храниться сей документ будет долгие годы.

Данные правила предусмотрены не только для того чтобы способствовать длительному хранению документа, но и с целью избежать фальсификации данных, то есть зарегистрировать приказ задними числами либо удалить лист с оформленной регистрацией.

Форма

Предъявляются некоторые требования и к оформлению самого журнала, в частности, к титульному листу, который должен содержать в обязательном порядке:

  • полное название организации;
  • название документа, то есть журнал регистрации приема на работу;
  • дату заведения журнала и дата его окончания;
  • номер оговоренного документа, который присваивается в соответствии с номенклатурой дел.

На оборотной стороне титульного листа должны быть указаны данные об ответственном лице, то есть его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность.

Вышеуказанные правила являются обязательными при оформлении журнала, форма которого  может быть различной, то есть формат журнала не утвержден, поэтому в качестве журнала могут использовать как тетрадь формата А4 с твердой обложкой, так и специальный журнал изготовленный в типографии по стандартам применимым к подобным документам.

Бумажная

При ведении журнала регистрации приказов по личному составу, как правило, используется бумажная форма, ведь журнал предстоит не только правильно оформить, но еще и внести множество данных, а также хранить на протяжении длительного времени в архиве предприятия.

К тому же, следует учитывать тот факт, что в журнал в бумажном варианте невозможно сфальсифицировать, ведь данные вносятся от руки и последовательно, следовательно внести лишний приказ задними числами вряд ли будет возможно.

Электронная

Хотя в настоящее время с развитием компьютерных технологий во многих организациях активно применяется и электронная форма регистрации приказов по личному составу, особенно если на предприятии применяется программа 1С, которая автоматически производит регистрацию приказов и присвоение соответствующего номера.

К тому же, с использованием электронного варианта журнала осуществить выборку приказов по отдельно взятому работнику, допустим, за 3-5 лет, будет намного легче.

Разделы и инструкция по их заполнению

Журнал должен содержать следующие разделы:

  • порядковый номер, который затем будет присваиваться приказу, прошедшему регистрацию;
  • дата регистрации, которая собственно и будет являться датой издания приказа;
  • вид приказа, то есть прием, перевод, увольнение;
  • данные о работнике (Ф.И.О., должность);
  • основания для издания приказа (рапорт, заявление, акт, и другие документы).

Журнал регистрации приказов заполняется следующим образом:

Основаниями для составления документа могут быть:

Примерная форма журнала будет выглядеть следующим образом (бланк):

Бланк журнала

Сроки хранения

В соответствии с ФЗ № 125 «Об архивном деле» личные дела работников, а также журнал регистрации приказов об их приеме хранится на предприятии на протяжении 75 лет.

Хотя конечно некоторые кадровые работники в данный журнал вносят еще и данные о предоставляемых отпусках либо командировках, а к этим данным применимы сроки хранения всего в 5 лет.

Соответственно, журнал регистрации приказов должен содержать в себе только те данные которые отражают прием, перемещение и увольнение.

Ответственные лица

Как правило, журнал регистрации приказов ведется кадровым работником, но не любым сотрудником, который относится к кадровому отделу, а именно тем, который в соответствии с приказом по предприятию назначен ответственным за ведение данного вида кадровой документации и чьи данные указаны на обороте титульного листа самого журнала.

Несмотря на то, что форма журнала регистрации приказов по личному составу не утверждена на законодательном уровне, оформить подобный документ совсем не сложно, учитывая информацию о ведении журнала представленную выше.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme-na-rabotu/

Мастер в праве
Добавить комментарий