Журнал учета служебных командировок образец скачать

Журнал командировок: образец, как вести учет и регистрацию работников, выбывающих из организации в служебных целях?

Журнал учета служебных командировок образец скачать

Трудовая деятельность многих сотрудников включает в себя командировки. Под последними принято понимать отъезды трудящихся в другую местность на определенный промежуток времени.

Данной теме в Трудовом Кодексе отведены несколько отдельных статей. В частности, под номерами 166 и 167.

Порядок оформления служебных поездок требует особого внимания. Работодатель должен позаботиться о грамотном оформлении соответствующих бумаг, в том числе журнала регистрации.

Для чего нужен?

Основное предназначение журнала учета командировок – фиксация информации о специалистах, отправляющихся по служебной необходимости в поездки.

Документация указанного характера является актом первичного учета, используемого в бухгалтерском и налоговом учете.

В налоговом учете журнал может быть использован в качестве подтверждающего материала. Наличие бумаги доказывает, что в конкретный период времени сотрудник отсутствовал на рабочем месте по причине пребывания в командировке.

Также журнал используется для достижения других целей. Среди таковых необходимо выделить следующие:

  • получение информации о работниках, отправленных в командировку, подробностях данного мероприятия, длительности и количеству таковых;
  • получение информации о частоте деловых встреч;
  • произведение расчета с сотрудниками, которые были отправлены;
  • организация сотрудничества с компаниями-партнерами;
  • получение информации о числе сторонних трудящихся граждан.

В общем итоге можно сказать, что журнал командировок, прежде всего, нужен для ведения в организации статистического, кадрового и управленческого учета.

Обязательно ли вести учет и регистрацию работников, выбывающих в поездки?

В 2019 году оформление командировок существенно изменилось.

Некоторая документация, которая до ближайшего времени была обязательной, в настоящее время потеряла такой статус.

В текущем году к числу обязательных не относятся такие документы:

  • командировочное удостоверение. Его можно заменить билетом, в котором должна стоять дата прибытия и выбытия;
  • служебное задание;
  • отчет о выполнении служебного задания;
  • журнал регистрации командировок.

После введения изменений, начиная с августа текущего года, у работодателей появилась возможность отказаться от ведения перечисленной документации.

При желании можно продолжать вести на предприятии прежний документооборот.

Информация, которая указывается в журнале командировок, присутствует в других бумагах. К примеру, в приказе руководителя, на основании которого сотрудник отправляется в поездку. Именно в связи с этим пропала обязательная необходимость ведения журнала указанного типа на предприятии.

Если в компании присутствует такой журнал, информация о правилах его ведения должна быть отражена в нормативной внутренней документации.

К примеру, в качестве таковой может выступать Положение о командировках. Технология оформления командировок может также отражаться в приказе руководителя компании.

В ситуации, когда в организации не заполняется журнал командировок, вместо него ведется несколько других – выбытия и прибытия. Оформлением такой документации занимается руководитель предприятия или специалист, назначенный им ответственным.

Как оформить?

Журнал указанного образца не имеет унифицированной формы, потому как не является обязательным. Его не могут запросить для проверки сотрудники контролирующих органов, он больше не используется в бухгалтерском учете.

Руководитель, принявший решение вести журнал, вправе самостоятельно разработать его форму. В документе следует отразить следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата начала ведения (при окончании заполнения также ставится соответствующая дата);
  • порядковый номер каждой внесенной записи (он же является регистрационным номером);
  • сведения о сотруднике, отправляющемся или приехавшем в командировку;
  • длительность служебной поездки, дата ее начала и окончания;
  • подписи ответственных лиц.

Журнал должен быть пронумерован и прошит. В нем указывается информация о работнике, ответственном за его ведение.

В документе свою подпись ставит руководитель. Под каждой оставленной записью в обязательном порядке расписывается специалист, который ее оставил.

Скачать образец

Скачать пример журнала учета и регистрации командировок и работников, в них выбывающих – word.

Выводы

Журнал учета и регистрации командировок выполняет несколько функций. Прежде всего, в нем фиксируется информация о данном событии и сотруднике, принявшем в нем участие.

Документация носит необязательный характер. Решение о его ведении/неведении принимается работодателем самостоятельно. Отказ от заполнения журнала не является неправомерным действием.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/zhurnal-komandirovok.html

Оформление командировки в 2016 году

Журнал учета служебных командировок образец скачать

В 2016 году учет командировок работников ведется по упрощенным правилам. Из статьи вы узнаете все подробности про оформление командировки в 2016 году

Оформление командировочного удостоверения в 2016 году

Командировки в 2016 году оформляем и оплачиваем на основании двух документов – приказа о направлении работника в командировку и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, если вы не отказались от его оформления.

Напомним, с 8 августа 2015 года отменен учет командированных сотрудников и вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, больше не обязательно Однако по усмотрению компании она может продолжать их ведение. Только выбранный метод нужно зафиксировать в локальном нормативном акте. Здесь же прописывают процедуру ведения журналов учета, которую можно оставить такой же, как и до 8 августа 2015 года, либо разработать новую (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

В приказе на командировку в 2016 году нужно прописать:

  • Цель командировки. Служебное поручение командируемому работнику можно подробно сформулировать непосредственно в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Если вы применяете унифицированную форму приказа (например, форму № Т-9), служебное поручение можно описать в графе «с целью». Например, провести переговоры, принять участие в судебном заседании, провести монтаж и наладку оборудования и т. п.
  • Особый порядок исполнения поручения. В приказе можно отразить особенности выполнения служебного поручения. Например, привлечение к работе в выходной (праздничный) день.
  • Основание направления в командировку. Основанием для издания приказа о направлении в командировку может быть документ, подтверждающий цель командировки. Например, работник командируется для проведения монтажа и наладки оборудования в соответствии с договором. Реквизиты этого договора нужно указать в качестве основания для издания приказа.

Приказ на командировку в 2016 году, образец

ПРИКАЗ № 90 о направлении работника в командировкуг. Москва 27.02.2016ПРИКАЗЫВАЮ:Направить в командировку Петрова Алексея Ивановича.Место назначения – Россия, г. Екатеринбург, ООО «Производственная фирма «Мастер»».Должность сотрудника – наладчик оборудования.Структурное подразделение – инженерный цех.Срок командировки – с 2 марта 2016 г. по 4 марта 2016 г. (3 календарных дня).Служебное задание – ремонт и наладка оборудования.Командировка осуществляется за счет средств ООО «Производственная фирма «Мастер»».
ДиректорА.В. Львов
С приказом ознакомлен:
Наладчик оборудованияА.Н. Петров
27.02.2016

Приказ на командировку в 2016 году бланк скачать

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Бланк

Нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году

Командировочное удостоверение — это документ, который сопровождает сотрудника в командировке и является свидетельством законного его отсутствия на рабочем месте

С 29 декабря 2014 года Правительство РФ отменило обязательное заполнение командировочного удостоверения. Поэтому, направляя работника в командировку, командировочное удостоверение в 2016 году оформлять не нужно. 

Кроме  того, в 2016 году на командированных работников в 2016 году не нужно выписывать служебное задание на командировку. И брать у них отчет о выполненной работе в командировке по возвращении.

В  2016 году все расходы в командировке учитываются по проездным билетам и другим оправдательным документам — чекам, квитанциям и прочему.

Командировка на общественном транспорте. Фактический срок пребывания работника в месте командирования нужно подтвердить проездными документами. Их работник представит в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом по возвращении из командировки.

Командировка на личном автомобиле. В этом случае срок командировки нужно указать в служебной записке. Такую записку работник должен представить по возвращении из командировки.

И приложить к ней  оправдательные документы, подтверждающими использование личного авто (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Такой порядок пунктом 7 Положения о служебных командировках.

Что касается служебных поездок за границу, то здесь служебное задание и командировочное удостоверение и раньше не требовались. Время пребывания сотрудника за рубежом подтверждают отметки в загранпаспорте (п. 18 Положения о служебных командировках).

Также читайте

Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: расходы на проезд

Как подтвердить срок командировки, если работник добирался на попутке

Работник выехал в командировку в выходной день

Однодневная командировка: безопасный способ оформить расходы

Источник: https://www.zarplata-online.ru/art/157575-komandirovochnye-udostovereniya-2016

Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки

Журнал учета служебных командировок образец скачать

В кадровом отделе любого предпринимательского учреждения состоит штатная единица, отвечающая за формальный учет командировочных работников. Ведение соответствующего учета проводится в специально предназначенной для этого книге/журнале, куда и записываются все требуемые сведения.

Порядок в котором должен вестись данный учет на предприятии ежегодно определяется ведомственным приказом Минздравсоцразвития и он является обязательным на всей территории Российской Федерации.

Далее будет описана инструкция по ведению указанного журнала, а также о форме в которой должна фиксироваться информация.

Что из себя представляет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

По приложению к приказу Минздравсоцразвития 129-ФЗ 2017 года, журнал представляет собой книгу учета по формату А7, страницы которой имеют все необходимые столбцы и графы для отражения обязательной информации.

На каждой странице фиксируются следующие данные:

  • фамилия командировочного;
  • порядковый номер формального трудового договора;
  • документы, предусматривающие легитимность отправления в командировку (локальный приказ руководителя);
  • должный срок служебной командировки;
  • а также место отправления.

Журнал учета заполняется ответственным служащим отдела кадров посредством постановки работника в реестр командировочных сотрудников, с последующей выдачей талона.

Обязательным сведением так же является и дата, в течение какой он будет пребывать в служебной оформленной командировке. Без этих данных командировать работника нельзя, поэтому удостоверение таких обстоятельств является обязательным.

Конечным действием уполномоченного лица является выдача талона.

Кто ведет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

Ведением описываемого журнала занимается уполномоченная штатная единица из отдела кадров. Назначается такой сотрудник не формальным работодателем, а руководителем кадрового подразделения.

Руководство организации в этом случае только подписывает локальный приказ о прямом назначении.

Такой работник, как правило, занимается только ведением учета, и на побочные обязанности отвлекается только при необходимости.

Работники, которые собираются в служебные командировки, должны информировать о предстоящем отбытии именно ведущего учет инспектора.

В его обязанности помимо самого ведения журнала входят также:

  • регистрация всех обязательных данных по конкретной командировке (с датами, сроками, местом пребывания, наименованием работ к проведению в процессе);
  • выдача талонов;
  • принятие заявлений о расчете формальных компенсаций и передача этой информации в имеющийся отдел бухгалтерии.

Срок хранения журнала учета работников выбывающих в служебные командировки

Сам журнал на практике рассчитывается к использованию на один налоговый период. Таким периодом фактически признается один календарный год.

Это удобно для самого учреждения и для исполнительного работника, потому что прошлогодние командировки не имеют практически никакой информационной ценности, если они уже были проведены и оплачены.

Соответственно наиболее актуальным сроком ведения является один год, а хранить книгу учета можно столько времени, сколько необходимо формальной организации, но не менее 5-ти лет.

При каждом отделе кадров имеется функционирующий архив, где хранятся подобные информационные данные. Каких-либо предельных ограничений в процессе хранения законодательными приказами не установлено.

Журнал учета приказов о командировании работников — бланк

Для того чтобы понять как примерно выглядит подобная книга, рекомендуется ознакомиться с примерным образцом или бланком такого документа.

Как уже было сказано, форма является типовой для всех случаев, независимо от наименования и направления учреждения.

Утверждается она ежегодно профильным приказом Минздравсоцразвития, поэтому оно является обязательной для обеспечения по всей территории РФ.

Скачать бланк

Особенности ведения журнала учета личных дел работников

В первую очередь следует указать, что ежегодно необходимо следить за форматом книги, потому что он меняется в зависимости от разработки новых законодательных норм для кадрового сегмента.

Помимо этого в самой книге допускаются исправления в форме перечеркивания и добавления новых данных, потому что сама командировка может быть отменена, а в служебный отъезд может быть направлен совершенно другой работник.

Напомним, что ранее (до 2014 года) подобные исправления не допускались, что вызывало у кадрового отдела большие трудности. Если под каждой записью не будет стоять соответствующая подпись уполномоченного субъекта, то подобная формальная запись будет читаться не легитимной, поэтому за этим необходимо наблюдать более внимательно.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (6 3,83 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/zhurnal-ucheta-rabotnikov-vybyvayushhix-v-sluzhebnye-komandirovki.html

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Журнал учета служебных командировок образец скачать
Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.

Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

  • журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.  

Вид основного раздела журнала

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст.

313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).

Служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть документами, обязательными для применения.

Работники направляются в командировки на основании решения (а не распоряжения как было ранее) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. 

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н) признаны утратившими силу (Приказ Минтруда России от 17.09.2015 N 646н).

Источник: http://www.hr-ok.ru/e-store/personnel_registration/5136/

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Журнал учета служебных командировок образец скачать

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки: бланк, образец, заполнение

Журнал учета служебных командировок образец скачать

Порядок учета сотрудников, находящихся в командировке, был утвержден приказом Министерства социального развития № 739 и отменен в 2015 году приказом № 646м, вступившим в силу 19.10.2015. Ведение этой документации на предприятии продолжается, если обязанность и порядок закреплен в локальной нормативной документации.

О документе

Многие предприятия продолжают вести эти журналы, хотя налоговое законодательство и закон «О бухгалтерском учете» не относят их первичным учетным документам.

Форма была разработана для юридических лиц, что противоречит Трудовому кодексу, так как в командировки могут отправляться и сотрудники организаций со статусом ИП.

Журнал может быть полезен работодателю в любом статусе, поэтому необходимо тщательно взвесить, стоит ли от него отказываться.

Журналом работников, находящихся в командировке, называется документ, который ведет руководитель или назначенный его распоряжением работник кадровой службы. В нем фиксируются основные данные о командировках: информация о сотрудниках, дата отъезда и приезда, место назначения.

Цели разработки журнала:

  • подтвердить факт нахождения сотрудника в служебной поездке;
  • сверить данные с табелем учета рабочего времени;
  • иметь данные о числе и продолжительности поездок, местах, куда сотрудники направлялись;
  • получать информацию о частоте деловых контактов.

Наличие этого документа упрощает ведение кадрового, управленческого и статистического учета. При налоговых спорах его можно использовать в качестве доказательства для признания в учете расходов на служебные поездки частью издержек, снижающих налогооблагаемую базу.

При разработке можно использовать типовую форму, утвержденную Министерством социального развития в приказе № 739.

На титульной странице указывается:

  • полное наименование предприятия;
  • наименование документа;
  • ссылка на нормативный акт, в соответствии с которым журнал разработан (например, «Положение о командировках»);
  • начало и окончание заполнения.

На последней странице чаще всего есть надпись-заверитель.

Заполнение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки

В этот документ вносится информация о поездках, которые длятся более одного дня, и связаны с перемещением в другой населенный пункт. Но это не обязательно, так как порядок и правила утверждает руководитель в локальной нормативной документации.

Заполнением занимается директор или назначенный его распоряжением сотрудник кадровой службы. На большом предприятии этот работник занимается исключительно этим видом учета. Сотрудники, отправляющиеся в служебные поездки, сразу обращаются к нему.

Работник, ведущий журнал, должен соблюдать требования, установленные законодательством и руководством для оформления документации. Руководитель обязан обеспечить хранение заполненной документации в соответствии с требованиями законодательства.

Графы типовой формы

На практике удобнее добавить дополнительную информацию:

Дополнительные графы

До 2014 года исправления не разрешались даже в том случае, если поездка отменялась или руководство направляло в командировку другого работника. Сейчас при необходимости исправить запись она перечеркивается, заносится новая информация. Обязательна подпись сотрудника, заполняющего документ.

Пример правил заполнения журнала учета служебных поездок сотрудников:

  • у журнала имеется твердая обложка;
  • страницы пронумерованы и прошнурованы (подшиты);
  • записи осуществляются на дату выдачи командировочного удостоверения (если оно на предприятии разработано и используется);
  • на последней странице имеется заверительная запись (название документа, количество страниц (прописью), подпись с расшифровкой руководителя, отвечающего за работу с сотрудниками, дата окончания заполнения);
  • нумерация возобновляется в начале каждого года;
  • при исправлениях требуется подпись работника, заполняющего документ.

Скачать бланк журнала можно здесь.

Образец Журнала

Срок хранения

Для каждого налогового периода (чаще всего это календарный год) заполняется отдельный журнал. Это удобно работнику, ведущему его, и руководству, так как старые данные не могут быть полезными, если учтены в бухгалтерии.

До 2015 года информацию о местных командировках обязательно нужно было хранить 5 лет, о заграничных – 10 лет. На данный момент срок хранения законодательно не определен. На практике порядок устанавливает руководитель, но срок хранения не должен быть менее 5-и лет.

Общие сведения

Форму и порядок ведения документации, предназначенной для учета командировок работников, можно установить в отдельном внутреннем нормативном акте «Положение о командировках».

Положение содержит:

  • правила направления работников в служебные поездки;
  • документально оформление;
  • порядок компенсации расходов.

Служебная командировка и ее документальное оформление — тема видео ниже:

Аренда служебного жилья

Наличие журнала позволяет решить в свою пользу споры с налоговиками по поводу возмещения затрат на командировки и отнесению их к расходам, снижающим базу налогообложения.

Например, предприятие часто отправляет сотрудников на предприятие партнера в другой город, поэтому снимает служебную квартиру для их проживания.

По закону налогооблагаемая база снижается на сумму арендной платы за периоды, в которые на жилплощади находятся работники предприятия-арендатора.

Арендная плата и коммунальные платежи необходимо вносить регулярно, но арендованная квартира дешевле, чем гостиничные номера, если работники часто направляются в один населенный пункт. Суммы, внесенные в качестве арендной платы и коммунальных платежей, согласно п. 1 ст.

252 Налогового кодекса, списать в расходы в налоговом учете нельзя, если это не установлено локальными правилами налогового учета.

Если подобные правила разработаны, налогооблагаемую базу можно снизить на сумму, равную расходам на аренду и коммунальные услуги, внесенные за дни, в которые квартира не пустовала.

Подтверждением проживания в арендованной квартире сотрудников предприятия служат записи в журнале командированных сотрудников, содержащие данные о местопребывании, дате выезда и приезда.

Желательно иметь так же:

  • приказ руководителя об аренде квартиры;
  • договор аренды с указанием цели найма;
  • командировочные удостоверения;
  • отчеты о командировках;
  • проездные документы.

Хотя журнал учета работников, направляемых в командировки, с 2015 года не является обязательным первичным документом, он может быть полезен руководству предприятия при условии, что его наличие и правила заполнения закреплены в локальной нормативной документации. Основное предназначение – подтверждение законности отнесения расходов на командировки к снижающим налогооблагаемую базу издержкам предпринимательской деятельности.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/zhurnal-ucheta-vybyvayushhih-rabotnikov.html

Оформление командировки: образец 2018

Журнал учета служебных командировок образец скачать

Статья 166 ТК РФ говорит, что командировка – это поездка сотрудника компании, который в определенный руководством срок должен выполнить некие рабочие задания на объекте, расположенном вне основного места работы командированного.

Объект, куда отправляется человек, может быть расположен в том же населенном пункте, что и основное место работы, или в другом, или за границей. Так, например, к командировкам относят поездки:

  • в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей компании, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • из обособленного подразделения, в котором работает человек, в головную организацию;
  • дистанционных сотрудников и надомников в головную организацию.

► Командировка или вахта? Как сэкономить на выплатах

Следует различать командировку и служебную поездку – в поездку отправляются сотрудники, должности которых подразумевают разъездной характер работы или работу в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). При этом расстояние до посещаемого объекта не имеет в таком различии определяющего значения. Опираться стоит только на должностные обязанности людей.

В отличие от служебной поездки командировка оформляется в особом порядке, он определен постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. Чтобы отправить сотрудника в командировку, компании нужно:

  • издать приказ;
  • перечислить командированному аванс на расходы и суточные;
  • получить от вернувшегося сотрудника авансовый отчет и, если это предусмотрено внутренними актами, служебное задание и отчет о командировке.

В командировку можно отправить только штатного сотрудника, если в поездку отправляется человек, оформленный по гражданско-правовому договору, это не будет считаться служебной командировкой.

► Как направить сотрудника в командировку: три новые рекомендации Минтруда и Минфина

Служебная командировка может быть плановой, спланированной заранее и внеплановой, длительной и краткосрочной. В поездку может отправиться один человек или несколько сотрудников сразу.

Как оформить командировку в 2018 году

Шаг 1. Издать приказ.

Приказ о направлении в командировку можно составить по форме № Т-9 и Т- 9а или использовать шаблон, разработанный самостоятельно. В документе сообщаются ФИО и должность сотрудника, место назначения, срок командировки, использование личного или служебного автотранспорта (если человек едет на машине).

До 2015 года созданию приказа обязательно предшествовало служебное задание, которое потом вписывалось в отдельную графу как основание для составления приказа.

Теперь компания может сделать такой документ, если внутренними документами предусмотрено его создание.

Может указать в качестве основания распоряжение руководства, служебную записку, какой-то иной документ или вовсе оставить поле пустым.

► Как уволить бездельника: три формулировки для ПВТР

Сотрудник, отправляемый в командировку, должен ознакомиться с приказом и поставить роспись и дату.

Скачать образец >>> 

Шаг 2. Выдать денежные средства.

Денежный аванс на проезд, проживание и незапланированные расходы, а заодно и суточные за каждый день служебной командировки нужно выдать человеку заранее. Деньги можно выдать из кассы по расходному ордеру или перечислить на зарплатную карту. Размер командировочных расходов и суточных каждая компания устанавливает сама и фиксирует локальным актом.

Основанием для начисления денег будет приказ о направлении в командировку. При этом сотрудник может сам составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат и завизировать ее у руководства.

Выдача денег должна производиться с учетом пункта назначения:

  • на поездку внутри страны выдаются рубли;
  • на поездку за границу может быть выдана валюта страны, куда отправляется сотрудник, или рубли по курсу ЦБ (если часть командировки будет проходить на территории России, суточные за эти дни начисляются в рублях).

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если предусмотрено нормами компании).

► Командировочные расходы. Экономим на налогах

Несмотря на закрепленные законом изменения, позволяющие отказаться от командировочного удостоверения и журнала учета командировок, некоторые компании продолжают использовать их в делопроизводстве.

Скачать шаблон >>> 

Шаг 4. Заполнить табель рабочего времени.

Командировки отмечаются в табеле учета рабочего времени. Дни, проведенные сотрудником в поездке, отмечаются кодом “06” или буквенным обозначением “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет.

После возвращения из поездки сотрудник в течение трех дней должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Для этого используется форма АО-1. Если в локальных актах компании предусмотрен отчет о проделанной работе, его сдают вместе с авансовым отчетом. Его можно написать в вольной форме или заполнить графу 12 бланка служебного задания по форме Т-10а.

Скачать образец >>> 

Шаг 6. Если остались неиспользованные деньги, вернуть их в кассу.

Если не все деньги в поездке были потрачены, остаток нужно вернуть в кассу не позднее 3 дней с момента сдачи отчета. После истечения трехдневного срока компания в течение месяца может удержать эту сумму из зарплаты. Если месячный срок пропущен, то руководству придется обращаться в суд.

► Суточные при командировке на один день

Сотрудник может сам согласиться на выплату долга из зарплаты. Для этого он должен написать заявление, которое станет основанием для приказа на удержание (он не может быть больше 20% от начисленной зарплаты).

Шаг 7. Если случился перерасход, компенсировать.

Изредка командированные вынуждены тратить больше, чем им выделила компания. Если это были обоснованные траты, руководству следует на основании расходного кассового ордера компенсировать человеку перерасход. Чтобы определиться с обоснованием, смотрят:

  • действительно ли деньги тратились на неотложные нужды;
  • есть ли подтверждающие документы и насколько правильно они оформлены;
  • верно ли составлен авансовый отчет.

У организации есть три дня с момента сдачи человеком отчета, чтобы выдать ему излишне потраченные средства. Если руководство не перечислит деньги, у сотрудника есть право требовать выплату через суд, причем к сумме задолженности он может добавить проценты.

Компания и сотрудник могут договориться и заключить соглашение, если у работодателя нет возможности заплатить всю сумму единовременно. В соглашении надо прописать сроки возврата долга.

Длительность и продление командировки

Законодатель не установил минимальную или максимальную длительность, поэтому командировки могут быть однодневными и годовые. Период поездки каждая организация определяет сама и отражает в приказе. Но, определяя этот срок, следует учитывать определение командировки и отличать ее от выполнения человеком обязанностей при разъездном характере работы и от перевода в другую местность.

Если есть необходимость продлить командировку, правильнее всего издать соответствующий приказ. Он пишется в произвольной форме, в нем следует указать причину продления и новый день завершения. Аналогичные исправления надо внести во все документы, относящиеся к этой командировке.

► Изменился срок командировки: как оформить документы

Также следует рассчитать суточные за дни продления, расходы на проживание и прочие нужды и перечислить эту сумму сотруднику. Если меняются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность поездки, делать перерасчет не нужно.

Скачать образец >>>

Командировочные документы: до и после

Если в оформление поездки включено составление удостоверения, в него следует вписать задание на командировку, отчет сотрудника о выполненном задании, рассчитать суточные и прочее – в зависимости от используемой формы.

Когда проставляется цель командировки в командировочном удостоверении, можно указать:

  • участие в совещании;
  • проверка работы филиала;
  • переговоры о сделке с контрагентом и пр.

Командированные могут проставить в удостоверении печати о прибытии и убытии в месте поездки, но если отметок не будет, это не станет нарушением.

► Может ли компания признать корпоратив командировкой

Если в поездке используется личный или служебный транспорт, выписывается путевой (маршрутный) лист, в котором есть:

  • дата отъезда;
  • дата возвращения;
  • название компании;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о медицинском осмотре;
  • должность командированного;
  • марка и госномер транспортного средства;
  • цель поездки;
  • маршрут (конечный пункт прибытия).

При отсутствии документов, подтверждающих расходы, сотруднику следует составить служебную записку, в которой организация, куда он был командирован, ставит отметку о времени его прибытия и отбытия.

После окончания поездки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Он должен заполнить авансовый отчет, прикрепить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и прочих расходов.

В авансовый отчет вписывают:

  • сумму полученного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи денег;
  • ФИО и должность человека, получившего аванс;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток денег (если есть);
  • список квитанций, подтверждающих расходы.

► Компания использует имущество работника: где установить компенсацию и как рассчитать ее размер

К документам, подтверждающим совершенные расходы, относятся:

  • квитанция или счет гостиницы (с написанным сроком проживания и стоимостью одного дня) или договор о найме жилого помещения – фиксируют проживание;
  • билеты, посадочные талоны, чеки и квитанции такси – подтверждают расходы на проезд;
  • служебная записка на компенсацию расходов, если сотрудник ездил на своей или служебной машине (к ней прикрепляется путевой лист и чеки с заправок);
  • если нет документов на проживание и/или проезд, служебная записка, поясняющая эти расходы;
  • документы, свидетельствующие о прочих согласованных расходах (услуги связи, интернет, копирование и пр.).

Бухгалтерия, получив авансовый отчет, делает отметку в отрывной части, которую возвращает сотруднику.

Как вести учет командировок

Учет командировок ведут в специальном журнале (если локальными актами компании он по-прежнему предусмотрен).

Если в компании решили продолжать вести журнал, нужно установить его форму локальным актом. Чаще всего включают такие графы:

  • данные на командированного сотрудника (ФИО, должность);
  • название организации, куда человек едет;
  • населенный пункт, куда отправляется командированный;
  • даты поездки;
  • отметка о написании отчета.

К документам, учитывающим командировки, можно также отнести табель учета рабочего времени, в котором поставляется кодировка, показывающая, что сотрудник находится в отъезде по поручению руководства. Если на время поездки выпадут выходные или нерабочие праздничные дни, во время которых человек вынужден будет работать, их тоже надо отметить. Для этого есть дополнительный код «РВ» или «03».

Скачать образец >>>

Источник: https://www.pro-personal.ru/komandirovka

Мастер в праве
Добавить комментарий